Ons privacybeleid

Doel: Meer transparantie over de verwerking van je persoonsgegevens binnen De Vrienden van het Orgel-Oostkamp, opgelegd door de regels GDPR (General Data Protection Regulation) of in het Nederlands, AVG (Algemene verordening Gegevensbescherming), onder GBA. Beste orgelliefhebber De bescherming van je privacy vinden we bij De Vrienden van het Orgel-Oostkamp heel belangrijk. Wat gebeurt er met je persoonsgegevens? Daarover willen we je transparant informeren én controle geven. Alle details hierover vind je terug in onze databelofte ook Privacybeleid genoemd. Jij, De Vrienden van het Orgel-Oostkamp en GDPR: samen waken we over je privacy. Op 25 mei 2018 ging de General Data Protection Regulation (GDPR) in. Dat was de nieuwe privacywetgeving om de persoonsgegevens van Europese burgers beter te beschermen. Vanaf die datum is ook ons privacybeleid helemaal in lijn met GDPR. Vanaf 2025 gelden er strengere regels die uitgaan van GBA betreft het begrip “direct marketing”. Wat is er vanaf 2025 nieuw voor jou als concert- of webbezoeker van De Vrienden van het Orgel-Oostkamp, optredende artiest of leverancier? We stellen alles in het werk om ervoor te zorgen dat je jouw persoonsgegevens in alle veiligheid aan ons kan blijven toevertrouwen. Zo bevestigen we de principes van ons huidig privacybeleid en jouw rechten in deze materie, hieronder beschreven. Met GDPR/AVG onder de nieuwe richtlijnen van GBA 2025 krijg je voortaan dus nog méér controle over je persoonsgegevens. Onder meer via deze aangevulde nieuwigheden: 1.Een verbeterde transparantie rond het begrip “gerechtvaardigd belang”. Zonder bestaande relatie of het effectief door ons aantonen dat ons belang zwaarder weegt dan de privacy van de betrokkene, zal dit belang niet bestaan. 2.Ruimte voor “gerechtvaardigd belang”: onderscheid tussen klanten en prospectie. Bij (koude) prospectie vervalt bij ons het begrip “gerechtvaardigd belang” 3.Gerechtvaardigd belang zal nooit combineerbaar zijn met een toestemming voor hetzelfde doeleinde 4.Per type communicatie zullen we een aparte afweging (een “LIA” of “Legitimate Interest Assessment”) maken 5.Expliciete afzonderlijke en voorafgaande toestemming voor cookies, al zeker betreft analytische datawerving indien ze door cookies worden verworven 6.Een nog duidelijker aanwezige uitschrijfoptie voor het gebruik van profilering voor directe marketing (gepersonaliseerde reclame) alsook een onbetwistbare uitschrijfoptie voor webshop, nieuwsbrieven, verlenging van diensten, e-mails, sms’s (STOP-optie) en andere publicaties van en door De Vrienden van het Orgel-Oostkamp gepubliceerd 7.De nog betere bijzondere voorzichtigheid ter bescherming van minderjarigen en bij gevoelige data 8.De handhaving van je privacyrechten (o.a. recht om vergeten te worden, overdracht e.a.) Alles op een rij. 1. Transparantie We verduidelijken dat ons privacybeleid alleen geldt voor de persoonsgegevens van onze leden, klanten en/of leveranciers die wij, als verantwoordelijke, verwerken wanneer je ofwel als vrijwilliger aangesloten bent, producten levert, producten koopt, of van onze diensten gebruikt maakt. Onze verwerkingsactiviteiten (en onze privacy-instellingen) blijven ongewijzigd. Naar aanleiding van GDPR geven we je via duidelijke definities en voorbeelden nog méér inzage. Wat doen we precies met je gegevens? Waarom? Voor hoe lang? Met wie delen we je gegevens? En van wie verkrijgen we ze? 2. Uitschrijfoptie profilering Vanaf 25 mei 2018 en met aanpassing maart 2025, voorziet de wet een specifieke opt-out voor het gebruik van je commerciële profiel voor marketingdoeleinden. De Vrienden van het Orgel-Oostkamp echter gebruikt geen enkele opgeslagen informatie noch voor profilering noch voor marketingdoeleinden, vroeger niet, en in de toekomst niet. Je kan je evenwel uit laten schrijven voor de niet-commerciële nieuwsbrief en andere door onze orgelconcerten-gerelateerde publicaties. Wij gebruiken in het kader van het “gerechtvaardigd belang” voor elke verwerkersactiviteit een aparte schriftelijke afweging: de “LIA” of “Legitimate Interest Assessement”. 3. Minderjarigen De Vrienden van het Orgel voert een strikt beleid voor de verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen. 4. Privacyrechten Naar aanleiding van GDPR kan je ons (bovenop de privacyrechten die al voorzien zijn in ons huidige privacybeleid) ook vragen om de persoonsgegevens die je ons rechtstreeks hebt gegeven in een eenvoudig leesbaar formaat te ontvangen én door te geven aan derden. Je kan steeds je privacyrechten opvragen via jan&vriendenvanhetorgel-oostkamp.be Algemeen We vinden de bescherming van je privacy uiterst belangrijk. We willen je zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met je persoonsgegevens gebeurt. Hieronder vind je informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat je privacy-rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen. 1. Wie wordt beschermd door dit privacybeleid? Dit privacybeleid geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke (zie punt 2B van dit privacybeleid) verwerken. Het is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze leden/vrijwilligers, klanten en leveranciers in relatie tot onze diensten die wij als toeristische spoorlijn uitoefenen. Dit privacybeleid is verder ook van toepassing wanneer je een bezoek brengt aan onze site ter plaatse, websites, gebruik maakt van onze evenementen, meedoet aan een mogelijk marktonderzoek, survey, wedstrijd, actie of event, inlogt op onze hotspots of op andere wijze gebruik maakt van onze producten en diensten. Ook de persoonsgegevens van ex-leden, klanten of leveranciers en prospecten worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform dit privacybeleid. 2. Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk? A. Definitie. Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die je als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het dan precies gaat, lees je in punt 3 van dit privacybeleid. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens. Voor alle duidelijkheid, een verwerking van persoonsgegevens van business klanten, leveranciers of leden/vrijwilligers is enkel aan de orde indien die betrokkene een natuurlijke persoon is, of - indien de betrokkene een rechtspersoon is - dan geldt het privacybeleid enkel voor de persoonsgegevens van de natuurlijke personen die wij in het kader van hun relatie met de betrokkene verwerken (zoals gemandateerden, contactpersonen en/of eindgebruikers). B. Verwerkingsverantwoordelijke. De Vrienden van het Orgel-Oostkamp, Veumedreef 8020 WAARDAMME, feitelijke vereniging, is verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens. Dit betekent dat De Vrienden van het Orgel-Oostkamp het doel en de middelen voor de verwerking van je persoonsgegevens vaststelt. Hiervoor wordt binnen De Vrienden van het Orgel-Oostkamp twee verantwoordelijken aangesteld. Vooreerst is er de ‘controller”. Die neemt de taak op van DPO (data protection officer), zonder de titel zelf officieel te dragen. Hij/zij is verantwoordelijk voor het correct toepassen van GDPR. Daarnaast is er de “operator”. De laatste houdt op onberispelijke wijze de dagelijkse werking bij en wordt door de controller bijgestaan. De “controller” zal er op toezien dat elke betrokkene bij De Vrienden van het Orgel-Oostkamp voldoende ingelicht werd betreft GDPR en hen wijst op rechten maar ook plichten. Deze handelswijze moet dermate worden uitgevoerd dat ze traceerbaar is. Dat kan bijvoorbeeld door een informatieve mail waarbij een niet vooraf aangestipte vinkbox ter kennisgeving en goedkeuring van de GDPR-richtlijnen aangevinkt moet worden. Deze informatie kan eventueel automatisch worden opgeslagen. Dit neemt niet weg dat je zelf een aantal verplichtingen hebt in verband met de verwerking van persoonsgegevens van de eindgebruikers die je toelaat gebruik te maken van je De Vrienden van het Orgel-Oostkamp-producten en -diensten (zie punt 2D van dit privacybeleid). C. Onze verantwoordelijkheden ten aanzien van leden, klanten en leveranciers. De Vrienden van het Orgel-Oostkamp heeft naar al haar leden-vrijwilligers, bezoekers, klanten en leveranciers die gebruik maken van de Vrienden van het Orgel-Oostkamp producten en -diensten die onder toepassing van dit privacybeleid vallen, de volgende verantwoordelijkheden: •wij moeten zelf alle betrokkenen, bezoekers, artiesten en leveranciers adequaat informeren dat De Vrienden van het Orgel-Oostkamp, door hun gebruik van hun diensten, hun persoonsgegevens volgens de strikte GDPR-richtlijnen zal verwerken; •wij moeten alle wettelijk vereiste toestemmingen van alle artiesten, bezoekers, klanten en leveranciers verkrijgen vooraleer hun persoonsgegevens worden meegedeeld aan De Vrienden van het Orgel-Oostkamp om te worden verwerkt in het kader van de De Vrienden van het Orgel-Oostkamp-diensten die je hen toelaat te gebruiken; •De Vrienden van het Orgel-Oostkamp mag geen persoonsgegevens verzamelen die strijdig zijn met de geldende privacywetgeving, noch om op onwettige wijze onszelf toegang te verschaffen tot de persoonsgegevens van de artiesten, bezoekers, klanten en leveranciers; •De Vrienden van het Orgel-Oostkamp waakt over het beveiligingsniveau van de naar eigen inschatting en vermogen aangepaste technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens adequaat te beschermen tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking en tegen onrechtmatige of onopzettelijke vernietiging, onopzettelijk verlies, vervalsing, onbevoegde verspreiding, beschadiging, wijziging, onbevoegde toegang of openbaarmaking; •wij moeten zelf alle redelijke maatregelen nemen om de betrouwbaarheid van artiesten, bezoekers, klanten en leveranciers, die toegang hebben tot de persoonsgegevens, te verzekeren. •wij mogen niets doen, veroorzaken of toestaan wat op enigerlei wijze kan resulteren in enige overtreding van die privacywetgeving •wij moeten alle oude en nieuwe contactengegevens die op alle mogelijke lijsten en bronnen rondzwerven inventariseren, ordenen, uitdunnen en toegangslevels toekennen D. Jouw verantwoordelijkheden ten aanzien van eindgebruikers. Indien je als artiest van De Vrienden van het Orgel-Oostkamp eindgebruikers (zoals gezinsleden, vrienden, bezoekers) toelaat gebruik te maken van de De Vrienden van het Orgel-Oostkamp producten en diensten die onder toepassing van dit privacybeleid vallen, dan heb je daarbij de volgende verantwoordelijkheden: •je moet zelf de eindgebruikers adequaat informeren dat De Vrienden van het Orgel-Oostkamp, door hun gebruik van de De Vrienden van het Orgel-Oostkamp-producten en diensten, hun persoonsgegevens zal verwerken; •je moet alle wettelijk vereiste toestemmingen van de eindgebruikers verkrijgen vooraleer hun persoonsgegevens worden meegedeeld aan De Vrienden van het Orgel-Oostkamp om te worden verwerkt in het kader van de De Vrienden van het Orgel-Oostkamp-producten en -diensten die je hen toelaat te gebruiken; •je mag de De Vrienden van het Orgel-Oostkamp-producten en -diensten niet aanwenden om persoonsgegevens te verzamelen die strijdig zijn met de geldende privacywetgeving, noch om op onwettige wijze jezelf toegang te verschaffen tot de persoonsgegevens van de eindgebruikers; •je moet je bij De Vrienden van het Orgel-Oostkamp informeren over het beveiligingsniveau van de De Vrienden van het Orgel-Oostkamp-producten en -diensten en naar eigen inschatting en vermogen aangepaste technische en organisatorische maatregelen treffen om de persoonsgegevens adequaat te beschermen tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking en tegen onrechtmatige of onopzettelijke vernietiging, onopzettelijk verlies, vervalsing, onbevoegde verspreiding, beschadiging, wijziging, onbevoegde toegang of openbaarmaking; •je moet alle redelijke maatregelen nemen om de betrouwbaarheid van de eindgebruikers, die toegang hebben tot de persoonsgegevens, te verzekeren. •je mag niets doen, veroorzaken of toestaan wat op enigerlei wijze kan resulteren in enige overtreding van die privacywetgeving E. Onze verantwoordelijkheden ten aanzien van diensten van derden. De Vrienden van het Orgel-Oostkamp gebruiken geen diensten van derden. Betreft het begrip “gerechtvaardigd belang” maken we onderscheid tussen klanten en prospecten. Bij klanten moeten wij hiervoor kunnen aantonen dat ons belang zwaarder weegt dan jouw privacy, wat zelden zal voorkomen. Bij (koude) prospectie komt dit bij ons nooit voor. F. Jouw verantwoordelijkheden ten aanzien van diensten van derden. Via onze De Vrienden van het Orgel-Oostkamp-producten en -diensten kan je ook gebruik maken van diensten van andere partijen zoals chat, websites van derden, forums, Facebook, Twitter, nieuwsgroepen en/of apps. Over de informatie die je daar plaatst en hoe deze wordt verwerkt, heeft De Vrienden van het Orgel-Oostkamp geen controle, en zijn we ook niet verantwoordelijk. Het is aan jou om hier verstandig mee om te gaan en het privacybeleid van deze derden goed na te lezen. 3. Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken? A. De persoonsgegevens die je met ons deelt. Voor medewerkers-bezoekers: We verwerken de persoonsgegevens die je ons zelf geeft. Dit gebeurt initieel bij je aanvaarding als artiest, of als potentiële bezoer die ingelicht wenst te worden van onze activiteiten. Voor artiesten en leveranciers: Verwerven van persoonsgegevens kan ook telefonisch (bijvoorbeeld voor een reservatie van een concertdatum, een afspraak met een leverancier of klant), schriftelijk (bijvoorbeeld wanneer je ons een SMS of e-mail stuurt of je inschrijft voor een concertactiviteit), of mondeling (bijvoorbeeld via een bestuurslid van De Vrienden van het Orgel-Oostkamp zelf). B. De persoonsgegevens die onze systemen zelf verzamelen. Wij wijzen je onder geen enkele vorm persoonsgegevens toe voor het gebruik van onze producten en diensten. Daarnaast registreren onze systemen wel bepaalde persoonsgegevens die worden gegenereerd tijdens jouw gebruik als bezoeker van onze producten en diensten (bijvoorbeeld: je betaling met Bancontact of Wero). Deze gegevens worden enkel opgeslagen met het doel waarvoor Bancontact wordt gebruikt: betalen met bankkaart en opmaken van een kassaverslag. Persoonlijke gegevens die kunnen leiden tot de unieke herkenning van personen worden in geen geval opgeslagen. Onze vraag naar de bron van je kennismaking met De Vrienden van het Orgel-Oostkamp (website, Google etc), alsook het opvragen van je postcode valt buiten de GDPR-wet. C. De persoonsgegevens die wij verkrijgen van derden. Wij kopen nooit gegevens op van derden met betrekking tot het verwerven van enige persoonlijke informatie van welke aard ook. D. Categorieën persoonsgegevens. Wij onderscheiden in onze systemen slechts één type persoonsgegevens, namelijk gebruikersgegevens. E. Persoonsgegevens van potentiële bezoekers of klanten. Via diverse kanalen, zoals bijvoorbeeld wedstrijden, promoties/acties, onze websites/apps kunnen wij persoonsgegevens verzamelen over personen die (nog) geen bezoeker zijn van De Vrienden van het Orgel-Oostkamp met de bedoeling deze personen een zo relevant mogelijk aanbod te doen van de De Vrienden van het Orgel-Oostkamp-producten en -diensten. Wij waarborgen daarbij jouw recht op informatie en dwingen dat – voor zover van toepassing – samen met jouw eventuele wettelijk vereiste toestemming contractueel af van de derde partijen die in deze context jouw gegevens (voor ons) zouden verzamelen. 4. Waarvoor gebruiken we deze persoonsgegevens? A. Proportionele verwerking. We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren. Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is: •in het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van ons contract; •om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen; en/of •voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van jouw privacy, in het bijzonder wanneer je minderjarig bent (lees hierover meer in punt 7 van dit privacybeleid). Is het verwerken van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze drie redenen, dan vragen wij steeds je toestemming om je persoonsgegevens te mogen verwerken. B. Onze verwerkingsactiviteiten. Wij verzamelen persoonsgegevens voor de volgende concrete doeleinden: •Als je bestuurslid bent bij De Vrienden van het Orgel-Oostkamp hebben we uiteraard alle persoonsinfo nodig om je in onze werking in te schakelen, alsook je op de hoogte te brengen van vergaderingen, concertafspraken e.d. alsook voor het al dan niet ontvangen van onze mailing via e-mail of sms. •Voor de bezoekers en leveranciers: om je aanvraag voor onze producten en diensten in behandeling te nemen.
 Als je onze website bezoekt om informatie te verzamelen en/of aan te vragen over onze producten en diensten of wanneer je je bijvoorbeeld aanmeldt voor onze nieuwsmails, e-mail of per post, dan hebben we in ieder geval je adresgegevens nodig. Alle informatie die wij in deze precontractuele fase over je ontvangen, gebruiken we alleen om je van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze zoals jij dat wilt. Dit vragen we: je naam, adres, telefoonnummer, e-mail adres. •Om je de beste service aan te bieden. Wij gebruiken je gegevens voor het aanvullen en het beheer van onze bezoekerslijst. Bijvoorbeeld: we gebruiken je gegevens voor het versturen van facturen. •Om je te informeren over (nieuwe) producten en diensten binnen De Vrienden van het Orgel-Oostkamp. Wij kunnen je gegevens gebruiken om je (schriftelijk, telefonisch of elektronisch) nieuwe diensten of speciale acties aan te bieden waarvan wij denken dat die voor jou interessant zijn. Het is ook mogelijk dat wij je benaderen wanneer je geen bezoeker meer bent bij De Vrienden van het Orgel-Oostkamp, tot maximaal 2 jaar na het einde van onze relatie. Je bepaalt in welke mate je dit soort berichten ontvangt, en hoe je je kan aan- en afmelden. •Om eenieders veiligheid te garanderen Momenteel wordt binnen de concerten van De Vrienden van het Orgel-Oostkamp occasioneel met CCTV-in gesloten circuit gewerkt, Deze camera’s zijn een geheel met de St Pieterskerk Oostkamp. Deze beelden worden niet opgeslagen en dienen enkel ter betere live-visualisering van de artiest. •Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens over je te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek kunnen wij worden verplicht om bepaalde gegevens op een vertrouwelijke manier aan de nodige overheden mee te delen. 5. Hoe beveiligen we je persoonsgegevens? A. Onze technische en organisatorische maatregelen. We werken hard om je persoonsgegevens en privacy te beschermen. Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. In het kader van ieder project dat een verwerking van persoonsgegevens beoogt, wordt eerst een inschatting gemaakt op het vlak van veiligheid en de bescherming van persoonsgegevens, waarbij jouw belangen voorop staan. Voor de beveiliging van je gegevens hebben wij twee specifieke personen-vrijwilligers (zie 2B) in dienst die op de naleving van de wetgeving en onze ethische overtuiging, zoals uiteengezet in dit privacybeleid, toezien. Wij hebben ook gespecialiseerde personen vrijwillig in dienst die instaan voor de veiligheid van ons netwerk, onze infrastructuur en onze informatiesystemen. Bovendien gebruiken wij allerlei technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van je gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus, intrusie- en anomaliedetectie. Mocht er zich een gegevenslek voordoen met nadelige gevolgen voor je persoonsgegevens, dan word je als klant in de door de wet voorziende omstandigheden persoonlijk verwittigd. De software op onze producten wordt voortdurend up-to-date gehouden. Het aantal vrijwillige medewerkers dat toegang heeft tot je persoonsgegevens is beperkt en onze en werden zorgvuldig geselecteerd. Er wordt hen enkel toegang tot je persoonsgegevens verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren. (zie 3D) B. Telecommunicatiegeheim. Je persoonlijke communicaties zijn vertrouwelijk. Het bestaan en de inhoud van de persoonlijke communicaties die via ons telefoon- en WiFi-netwerk verlopen (bijvoorbeeld: telefoongesprekken, e-mails en sms-berichten) zijn beschermd door de bepalingen over het telecommunicatiegeheim. Uitzondering vormen hier de gesprekken die via bloktelefoons en/of portofoons gevoerd worden en die dus enkel voor dienstcommunicatie tussen de leden-medewerkers gebruikt worden en belangrijk zijn voor het in alle veiligheid uitvoeren van de opgelegde procedures tijdens de exploitatie. Het telecommunicatiegeheim houdt in dat De Vrienden van het Orgel-Oostkamp, buiten de door de wet opgesomde uitzonderingen, geen kennis mag nemen van het bestaan of de inhoud van dergelijke communicatie. De Vrienden van het Orgel-Oostkamp heeft de nodige beveiligingsmaatregelen genomen en adequate instructies gegeven aan haar medewerkers om het telecommunicatiegeheim te respecteren. 6. Verkopen we je gegevens aan derde partijen of geven we je gegevens door? A. Datatransfers. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen zonder jouw toestemming en we geven ze niet door aan derden tenzij: •Er een wettelijke verplichting is. Wij verwijzen hiervoor naar punt 4 van dit privacybeleid. •Er een gerechtvaardigd belang is voor De Vrienden van het Orgel-Oostkamp of de betrokken derde. We zullen je persoonsgegevens enkel doorgeven indien je belang of je fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen en je zal daar ook steeds transparant over worden ingelicht (behoudens in geval van de wettelijke uitzonderingen). Zo kunnen je persoonsgegevens bijvoorbeeld worden doorgegeven aan kredietcontroleurs, incassobureaus en juridische dienstverleners, alsook aan partners waar we mee samenwerken in het kader van een specifieke actie (bijvoorbeeld aan een sponsor). •Je ons daar toelating voor geeft. Indien De Vrienden van het Orgel-Oostkamp in andere situaties persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete kennisgeving, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomen wij je uitdrukkelijke toestemming. B. Internationale verwerking van je persoonsgegevens. Voor zover persoonsgegevens (naar aanleiding van de datatransfers beschreven in punt 6A van dit privacybeleid) buiten de Europese Unie worden verwerkt, zorgen wij er via contractuele of andere maatregelen voor dat die gegevens daar een passend beschermingsniveau genieten vergelijkbaar met de bescherming die zij in de Europese Unie zouden genieten, conform de Europese regelgeving. C. Gebruik van anonieme gegevens. Wij gebruiken anonieme, geaggregeerde gegevens voor niet-commerciële doeleinden en interne/externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaalde natuurlijke persoon. Enkele voorbeelden: bijhouden kassaverslag met toegangstickets, vraag naar postcode bij bezoekers, de bron waardoor ze De Vrienden van het Orgel-Oostkamp hebben ontdekt etc. De Vrienden van het Orgel-Oostkamp waarborgt telkens dat al deze partijen de van ons ontvangen data nooit kunnen herleiden naar een te identificeren natuurlijke persoon. 7. Persoonsgegevens en commerciële doeleinden? A. De Vrienden van het Orgel-Oostkamp privacy-instellingen. De Vrienden van het Orgel-Oostkamp zal geen persoonsgegevens van elke betrokkene gebruiken voor commerciële doeleinden. Mocht dit vastgesteld worden moet dit als een lek worden gezien en onmiddellijk worden gerapporteerd. Contacten met firma’s die voor De Vrienden van het Orgel-Oostkamp een klus aannemen vormen hier een uitzondering omdat dit geen commercieel gewin inhoudt. B: Uniek versus anoniem Elk actief lid-vrijwilliger kiest automatisch voor een volledig gepersonaliseerde registratie. Klanten en leveranciers zien enkel de hoogstnoodzakelijke gegevens bewaard, nodig voor het uitvoeren van de taak of het geplande bezoek. Een bezoek van de website kan gegevens opslaan die richtinggevend is voor bepaald surfgedrag. Deze info wordt enkel voor statistische vergelijkingen opgeslagen en is te beperkt om uniek genoemd te worden. Kort samengevat: behalve door middel van cookies (voor zover je deze niet hebt uitgeschakeld) of tenzij je hier actief voor gekozen hebt verwerkt De Vrienden van het Orgel-Oostkamp geen informatie over je surfgedrag. Tenzij wettelijk verplicht of noodzakelijk voor de levering van de dienst verwerken we nooit de inhoud van je persoonlijke communicatie (vb. telefoongesprek, SMS, e-mail, chat of sociale media). Praktisch gezien: Indien wij je persoonsgegevens voor specifieke doeleinden willen verzamelen, dan zullen wij je daar steeds over informeren, en waar wettelijk vereist je toestemming vragen, in de communicatie die we daaromtrent verspreiden. C. Minderjarigen. De Vrienden van het Orgel-Oostkamp voert een strikt beleid wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen. D. Opt-out voor direct marketing. Wil je geen enkele vorm van communicatie ontvangen? Je hebt altijd het recht om jezelf, zonder dat je daarvoor een reden moet opgeven, te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden. Je kunt daarvoor altijd contact opnemen met de De Vrienden van het Orgel-Oostkamp of onze mogelijkheid tot promoties en/of acties via telefoon, post, sms of e-mail deactiveren, of je kan: •indien je wenst uit te schrijven voor nieuwsbrieven: aangeven, via De Vrienden van het Orgel-Oostkamp, welke nieuwsbrieven je niet meer wenst te ontvangen. Je kan je ook, via de uitschrijfmogelijkheid in de nieuwsbrief, uitschrijven op de betrokken nieuwsbrief. Websitegebruikers die geen De Vrienden van het Orgel-Oostkamp-betrokkene zijn, zullen wij enkel communicaties via sms en/of e-mail sturen nadat zij hiervoor hun ondubbelzinnige toestemming hebben gegeven. Let wel: het feit dat je van ons geen communicaties meer wenst te ontvangen, doet uiteraard geen afbreuk aan ons recht om via elektronische weg contact met je op te nemen in het kader van de uitvoering van je contract of als de wet ons daartoe verplicht. 8. Wat zijn je privacy-rechten en hoe kan je ze uitoefenen? A. Overzicht van je privacy-rechten. Je recht van inzage Je hebt het recht om op ieder ogenblik van De Vrienden van het Orgel-Oostkamp te vernemen of wij al dan niet je persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken om die gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over: •de verwerkingsdoeleinden; •de betrokken categorieën van persoonsgegevens; •de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen); •indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn; •het bestaan van je privacy-rechten; •het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit; •de informatie waarover wij beschikken over de bron van de gegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen; en •het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming. Je hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm. De Vrienden van het Orgel-Oostkamp kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die je vraagt. Je recht op verbetering van persoonsgegevens Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten. Om je gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij je hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals een verhuis, de wijziging van je e-mailadres. Je recht op gegevenswissing (het ‘recht op vergetelheid’) Je hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen: •je persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt door De Vrienden van het Orgel-Oostkamp; •je trekt je eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar De Vrienden van het Orgel-Oostkamp zich op kan beroepen voor de (verdere) verwerking; •je maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door De Vrienden van het Orgel-Oostkamp; •je persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt; •je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting; •je persoonsgegevens werden verzameld toen je nog minderjarig was. Houd er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of omdat we voor de gerechtelijke autoriteiten en de Staatsveiligheid verplicht zijn om gegevens over het (mobiele) telefoonverkeer van onze klanten gedurende 12 maanden te bewaren. Wij zullen jou daarover nader informeren in ons antwoord op jouw verzoek. Je recht op beperking van de verwerking Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verkrijgen indien één van de volgende elementen van toepassing is: •je betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die De Vrienden van het Orgel-Oostkamp in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren; •de verwerking van je persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van je gegevens, verzoek je om beperking van het gebruik ervan; •De Vrienden van het Orgel-Oostkamp heeft je gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar jij hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van het wissen van je gegevens, wordt het gebruik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering; •zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van je recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoek je om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken; Je recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (‘data portability’) Je hebt het recht om je persoonsgegevens te ‘recupereren’, bijvoorbeeld om makkelijker van dienstenleverancier te kunnen veranderen. Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt aan De Vrienden van het Orgel-Oostkamp, gebaseerd op toestemming of na overeenkomst. In alle andere gevallen kan je dus niet van dit recht genieten (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van je gegevens gebeurt op basis van een wettelijke verplichting). Er zijn 2 aspecten verbonden aan dit recht: •je kan De Vrienden van het Orgel-Oostkamp verzoeken om de betrokken persoonsgegevens terug te krijgen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm; en •je kan De Vrienden van het Orgel-Oostkamp verzoeken om de betrokken persoonsgegevens rechtstreeks door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Je bent daarbij zelf verantwoordelijk voor de juistheid en veiligheid van het (e-mail)adres dat je voor de doorgifte opgeeft. De Vrienden van het Orgel-Oostkamp heeft het recht dit te weigeren indien de doorgifte technisch niet mogelijk is. Je recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van De Vrienden van het Orgel-Oostkamp of in kader van het algemeen belang. De Vrienden van het Orgel-Oostkamp zal de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij De Vrienden van het Orgel-Oostkamp dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan die van jou óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank). Wat betreft je recht van bezwaar in het kader van direct marketing, zie punt 7 van dit Privacybeleid. B. Praktisch. Hoe oefen ik mijn privacy-rechten uit? Via De Vrienden van het Orgel-Oostkamp. Om je recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, dienen wij je identiteit te verifiëren. Bij twijfel of onduidelijkheid zullen wij jou eerst nog om bijkomende informatie vragen (bij voorkeur zelfs een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart). Zijn er kosten aan verbonden? Je kan je privacy-rechten gratis uitoefenen, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In zo’n geval hebben wij – conform de privacywetgeving – het recht en de keuze om (i) je een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening wordt gehouden met de administratieve kosten om de gevraagde informatie of communicatie te verstrekken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen), of (ii) te weigeren gevolg te geven aan je verzoek. In welk format ontvang ik een antwoord? Wanneer je je verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij je dit anderszins verzoekt. In ieder geval bezorgen wij jou een beknopt, transparant, begrijpelijk en makkelijk toegankelijk antwoord. Wanneer ontvang ik een antwoord? Wij reageren zo snel mogelijk op je verzoek, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van je verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken, kan die termijn desnoods nog eens twee maanden worden verlengd. Bij een verlenging van de termijn stellen wij jou hier binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis. Wat indien De Vrienden van het Orgel-Oostkamp geen gevolg geeft aan mijn verzoek? Wij zullen jou in ons antwoord telkens informeren over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en om beroep in te stellen bij de rechter. 9. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens? Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen, en kan soms heel kort zijn. Zo worden verkeersgegevens met betrekking tot communicaties nooit langer dan 12 maanden bijgehouden. Soms kan de termijn ook langer zijn, bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen zijn wij bijvoorbeeld verplicht om je facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden) of uit de juridische noodzaak om bepaalde gegevens (met name je contract, facturen en correspondentie in verband met klachten daaromtrent) als bewijs te bewaren bij geschillen, tot maximaal 10 jaar na beëindiging van je contract. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard wel slechts beperkt toegankelijk. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd. Bepaalde gegevens van voormalige klanten kunnen gedurende een periode van 2 jaar na beëindiging van het contract worden gebruikt om de voormalige klant te herkennen en op de hoogte te houden van nieuwe producten en promoties van De Vrienden van het Orgel-Oostkamp, tenzij de klant volgens de onder punt 7C van dit privacybeleid beschreven procedure aangeeft hier niet mee akkoord te gaan. 10. Onze websites en apps. Als je onze websites bezoekt en onze apps gebruikt dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens van jou: •Je IP-adres, het type en de taal van je browser, de software, het type en het merk van apparatuur die je gebruik tijdens de verbinding met onze websites en apps, de tijd van je websitebezoek of appgebruik en het webadres van waaruit je onze website bereikte, de pagina’s die je daarop bekijkt, de koppelingen (links) waarop je klikt en de andere acties die je op onze websites en apps onderneemt. Dit doen wij door middel van cookies. Meer informatie over de cookies die wij gebruiken en de keuzes die je hierin kunt maken vind je in punt 11C van dit privacybeleid. De persoonsgegevens die wij via onze websites en apps verzamelen, worden voor de volgende doeleinden gebruikt: •Om onze (web)diensten aan jou te kunnen leveren (bijvoorbeeld het plaatsen van online bestellingen) en om met jou te communiceren (bijvoorbeeld in verband met je aanrekening of om je een waarschuwing te sturen indien er phishing e-mails circuleren). •Om statistieken op te maken en analyses uit te voeren, met als doel de kwaliteit van onze websites en van onze dienstverlening te verbeteren. Als wij bijvoorbeeld weten dat heel wat websitegebruikers ondanks een ‘help’ artikel op de klantenservice alsnog bellen naar de klantendienst, dan leren wij daaruit en kunnen wij onze online dienstverlening verbeteren. •Om je beter en persoonlijker van dienst te zijn, bijvoorbeeld door de op onze websites getoonde advertenties en het aanbod van onze producten en diensten aan te passen aan je persoonlijke voorkeuren. •Om je te benaderen met aanbiedingen en informatie over andere producten of diensten van De Vrienden van het Orgel-Oostkamp. 11. Cookiebeleid. A. Wat zijn cookies? Wij maken gebruik van cookies wanneer je onze e-mails opent en/of wanneer je onze websites bezoekt of apps gebruikt. Cookies zijn stukjes informatie die op je eigen computer of mobiel toestel bewaard worden en die meestal worden gebruikt om het gebruiksgemak van websites en apps te optimaliseren. Er bestaan verschillende soorten cookies, onderverdeeld naar oorsprong, functie en levensduur. Voor een compleet overzicht kan je websites zoals www.allaboutcookies.org raadplegen. De Vrienden van het Orgel-Oostkamp gebruikt cookies om: •Essentiële cookies: NIET UITSCHAKELBAAR: Deze cookies maken kernfunctionaliteiten mogelijk, zoals beveiliging, identiteitscontrole en netwerkbeheer. Deze cookies kunnen niet worden uitgeschakeld. •Marketing-cookies: UITSCHAKELBAAR: Deze cookies worden gebruikt om de effectiviteit van advertenties bij te houden om een relevantere dienst te bieden en betere advertenties weer te geven die aansluiten bij je interesses. •Functionele cookies: UITSCHAKELBAAR: Deze cookies verzamelen data om keuzes van gebruikers te onthouden om zo de ervaring te verbeteren en personaliseren. •Analytische cookies: UITSCHAKELBAAR: Deze cookies helpen ons te begrijpen hoe bezoekers omgaan met onze website, fouten ontdekken en om betere algehele analyses uit te voeren. Zo kan je bijvoorbeeld als bezoeker van onze websites worden geïdentificeerd bij een volgend bezoek en kunnen wij het gebruiksgemak vergroten door onze websites beter af te stemmen op je wensen en voorkeuren. Cookies kunnen ook gebruikt worden om de inhoud of publiciteit van een website persoonlijker te maken. Zo zal een klant die een welbepaald entertainment pakket heeft andere berichten zien dan iemand die zo’n pakket niet heeft. Cookies kunnen zowel door De Vrienden van het Orgel-Oostkamp als door andere partijen geplaatst worden. Wanneer wij derden toelaten op onze websites cookies te plaatsen, dan moeten deze partijen contractueel een veilige verbinding garanderen waarover de gegevens worden uitgewisseld. B. Beheer van cookies Wij hebben uw expliciete toestemming nodig voor ‘tracking-cookies”, alsook voor “analytics”. Deze opt-out’s worden voorzien vanaf het ogenblik dat De Vrienden van het Orgel-Oostkamp deze cookies zouden implementeren. Je kan op elk moment via de instellingen van je browser (meestal onder "Help" of "Internetopties") alle geïnstalleerde cookies uitschakelen of verwijderen van je computer of mobiel eindtoestel. Elk type browser heeft zijn eigen instellingen voor het beheren van cookies. De informatie kan je vinden op de website van de browser die je gebruikt. Meer algemene informatie over het beheren van cookies kan je vinden op http://www.allaboutcookies.org/manage-cookies/. Daarnaast kan je op de volgende websites kiezen van welke bedrijven je geen cookies meer wenst te ontvangen: http://www.aboutads.info/choices/#completed en http://www.youronlinechoices.com/. Houd er rekening mee dat het veranderen van de instellingen ervoor kan zorgen dat de De Vrienden van het Orgel-Oostkamp website en andere websites niet goed meer functioneren. Hetzelfde geldt voor mobiele apps. Linksonder elke pagina van De Vrienden van het Orgel Oostkamp kan je je cookiebeheer aanpassen. 12. Hoe kan ik De Vrienden van het Orgel-Oostkamp contacteren? Indien je de De Vrienden van het Orgel-Oostkamp wil bereiken in relatie met dit privacybeleid (bijvoorbeeld om je privacy-instellingen aan te passen), dan kan dat onder andere schriftelijk, telefonisch of via sociale media. Alle informatie over de De Vrienden van het Orgel-Oostkamp vind je hier terug: www.vriendenvanhetorgel-oostkamp.be Voor meer informatie over dit privacybeleid of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact opnemen met de Data Protection Officer van De Vrienden van het Orgel-Oostkamp via jan@vriendenvanhetorgel-oostkamp.be 13. Blijf op de hoogte van aanpassingen. De Vrienden van het Orgel-Oostkamp kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktevoluties en nieuwe verwerkingsactiviteiten van De Vrienden van het Orgel-Oostkamp. Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website (www.vriendenvanhetorgel-oostkamp.be/privacybeleid) Uiteraard informeren wij je voorafgaandelijk via onze websites of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij wanneer de wet dit vereist jouw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten. In geval van tegenstrijdigheid hebben onze algemene voorwaarden en de bijzondere voorwaarden van toepassing op specifieke De Vrienden van het Orgel-Oostkamp-producten en -diensten voorrang op dit privacybeleid. 14. Escalatie bij de toezichthoudende autoriteit. Voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens door De Vrienden van het Orgel-Oostkamp, kan je je wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / +32 (0)2 274 48 00 / commission@privacycommission.be / www.privacycommission.be.